KVKK Aydınlatma Metni
OkulAile Uygulaması – SiberUzay Teknolojileri A.Ş.
OkulAile uygulaması (“Uygulama”), okulların öğrenciler, veliler, öğretmenler ve okul yönetimi arasındaki iletişim ve bilgi paylaşım süreçlerini yürütmesini sağlayan bir platformdur. Bu kapsamda Uygulama üzerinden işlenen kişisel verilerin veri sorumlusu ilgili okul, veri işleyen ise SiberUzay Teknolojileri Anonim Şirketi’dir. İşbu Aydınlatma Metni, veri sorumlusu olan okullar adına, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca kişisel verilerin işlenmesine ilişkin kullanıcıların bilgilendirilmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen
OkulAile uygulaması kapsamında kişisel verilerin veri sorumlusu, Uygulamayı kullanan ilgili okuldur (anaokulu, ilkokul, kolej, kurs vb.). SiberUzay Teknolojileri A.Ş. ise yalnızca bu okulların talimatları doğrultusunda veri işleyen sıfatıyla faaliyet gösterir. Veri işleyen, kişisel veriler üzerinde kendi adına karar verme yetkisine sahip değildir ve verileri münhasıran veri sorumlusunun belirlediği amaçlarla işler.
Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel verileriniz; öğrenci, veli, öğretmen iletişiminin sağlanması, öğrenci kayıt ve eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi, velilerin veya öğrencilerin bilgilendirilmesi, öğrencilerin akademik durumlarına ilişkin ölçme–değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi, sosyal ve akademik etkinliklerin kayıt, arşiv ve bilgilendirme amaçlarıyla işlenmesi, öğrenciye ilişkin akademik ve idari bilgilerin paylaşılması, sağlık ve acil durum süreçlerinin yürütülmesi, uygulamanın işletilmesi ve güvenliğinin sağlanması, ödeme ve muhasebe süreçlerinin yönetilmesi, teknik sorunların tespiti ve giderilmesi, destek hizmetlerinin sunulması, trafik verilerinin saklanması ve okul tarafından sunulan hizmetlerden yararlanabilmenizin temini amaçlarıyla KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen hukuki sebepler kapsamında işlenir.
İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
Uygulama kapsamında; öğrenci ve veli adı soyadı, telefon numarası, e-posta adresi, adres bilgisi gibi kimlik ve iletişim verileri; görsel kayıtlar; okul numarası, sınıf/şube bilgisi, devamsızlık bilgileriniz; öğretmen değerlendirmeleri; akademik performans ve not bilgileri; merkezi sınav sonuçları; mesajlaşma içerikleri; finansal, hesap ve işlem güvenliği verileri okul tarafından sağlanan bilgiler ve kullanıcı işlemleri aracılığıyla işlenebilir.
Öğrencilere ilişkin alerji, ilaç bilgisi, ateş ölçümü, sağlık durumu gözlemleri, boy - kilo ölçümleri, gelişim raporları, psikososyal duygu durumu değerlendirmeleri gibi bilgiler KVKK madde 6 kapsamında özel nitelikli kişisel veri niteliğindedir. Bu verilere ilişkin açık rıza alma yükümlülüğü ilgili okula aittir; SiberUzay yalnızca okulun talimatları çerçevesinde bu verileri işler.
Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel veriler; okul yönetimi ve yetkili personel, ödeme kuruluşları, barındırma (hosting) hizmet sağlayıcıları, kanunen yetkili kamu kurumları ve adli mercilere zorunlu hallerde aktarılabilir. SiberUzay, veri işleyen sıfatıyla kişisel verileri hiçbir koşulda kendi adına işleyemez, üçüncü kişilere ticari amaçlarla devredemez.
Okulun Veri Sorumluluğu
Sisteme yüklenen görsel, video ve diğer kişisel veri içerikleri veri sorumlusu sıfatıyla okullar tarafından sağlanmaktadır. SiberUzay Teknolojileri, veri işleyen sıfatıyla hareket etmekte olup, bu içeriklerin KVKK kapsamında ilgili kişilerden (velilerden) gerekli açık rızaların okul tarafından alınmış olduğunu kabul eder.
Toplama Yöntemi ve İşlenmesinin Hukuki Sebepleri
Kişisel verileriniz, okul tarafından yönetilen sözlü, yazılı veya elektronik ortamlar aracılığıyla (fiziksel formlar, öğrenci kayıt evrakları, sözleşmeler, matbu belgeler, web sitesi, e-posta, şirket içi yazılımlar, mobil uygulama, görüntü ve ses kayıt sistemleri, sunucu logları ve teknik kayıtlar) otomatik ya da yarı otomatik yöntemlerle elde edilmektedir. Özel nitelikli kişisel verileriniz, KVKK’nın öngördüğü hukuka uygunluk sebepleri çerçevesinde ve gerekli durumlarda açık rızanıza dayanılarak ilgili okul tarafından toplanmakta; SiberUzay tarafından yalnızca okulun talimatları doğrultusunda işlenmektedir.
Kişisel verilerinizin işlenmesinde; kanunlarda açıkça öngörülmesi, bir sözleşmenin kurulması veya ifasının gerektirmesi, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünün yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunluluk bulunması, veri sorumlusunun meşru menfaati ile KVKK madde 6 kapsamındaki özel nitelikli veriler için açık rıza hükümleri uygulanmaktadır. 5651 sayılı Kanun uyarınca trafik verilerinin saklanmasına ilişkin yükümlülükler ayrıca yerine getirilir.
Saklama Süreleri
Kişisel veriler, okulun belirlediği politikalara ve ilgili mevzuattaki süreler doğrultusunda saklanır. Kullanıcı hesabına ilişkin veriler, hesap silindiğinde mevzuata uygun şekilde anonimleştirilir veya silinir. Diğer verilerin saklama süreleri, okulun talimatları ve ilgili mevzuat hükümlerine göre değişiklik gösterebilir.
KVKK Kapsamındaki Haklar
Kullanıcılar; kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenme amacını ve bu amaçlara uygun kullanılıp kullanılmadığını sorgulama, aktarıldığı kişileri öğrenme, verilerin düzeltilmesini ya da silinmesini talep etme, işleme faaliyetlerine itiraz etme ve KVKK’nın 11. maddesinde düzenlenen diğer haklarını kullanabilir. Bu talepler veri sorumlusu olan ilgili okula yöneltilmelidir. SiberUzay, veri işleyen olarak yalnızca okulun talimatlarına göre işlem yapar.
Başvuru
KVKK kapsamındaki tüm başvurular ilgili okula yapılmalıdır. SiberUzay, veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmediğinden bireysel başvuruları doğrudan işleme alamaz; yalnızca veri sorumlusunun talebi doğrultusunda işlem yapabilir.